2008-02-01

Managementul Calitatii (februarie)

1. SCOPUL PROCEDURII
Prezenta procedura documenteaza modul in care SC. ACCORDING GROUP SRL Iasi realizeaza managementul procesului aferent resurselor umane astfel incat sa se asigure ca personalul care efectueaza activitati ce afecteaza calitatea produsului este competent din punct de vedere al studiilor, al instruirii, al abilitatilor si al experientei adecvate.

2. DOMENIUL DE APLICARE
Procedura se aplica intregului personal al firmei, pe categorii de instruire pentru urmatoarele categorii de personal : personal angajat al firmei, personal nou angajat si personal strategic.

3. DOCUMENTE DE REFERINTA
 - SR EN ISO 9000/2006 - Sisteme de management al calitatii. Principii fundamentale si vocabular.
 - SR EN ISO 9001/2001 - Sisteme de management al calitatii. Cerinte.
 - Prescriptii tehnice - Colectia ISCIR.
 - Manualul Calitatii - MC, editia in vigoare .
 - Regulamentul Intern al SC. ACCORDING GROUP SRL - editia in vigoare.
 - Procedura de proces ACCORDING GROUP: PP-0.4.1-01:”Managementul proceselor”.
 - Procedura de sistem ACCORDING GROUP: PS-4.2.4-02:”Controlul inregistrarilor”.
 - Procedura de proces ACCORDING GROUP: PP-0.5.5-02:”Comunicare”.
 
4. DEFINITII sI PRESCURTARI
Pentru scopurile acestei proceduri se aplica definitiile din SR EN ISO 9000/2006 - Sisteme de management al calitatii. Principii fundamentale si vocabular .Oriunde in prezentul document se intalneste termenul firma acesta poate sa insemne si SC. ACCORDING GROUP SRL.
- competenta - abilitatea demonstrata de a aplica cunostinte si aptitudini;
- instruire - proces de furnizare si dezvoltare a cunostintelor, abilitatilor si comportamentului pentru a satisface cerintele.
- necesar de competenta - competenta stabilita de SC. ACCORDING GROUP SRL ca fiind necesara si suficienta pentru ca o persoana sa-si poata desfasura activitatea in mod eficace. Aceasta este stabilita prin fisa postului conform cerintelor de reglementare si cerintelor legale, in vigoare.
- MC - Managementul  Calitatii ;
- DRU - Departament Resurse Umane,
- SMC - Sistem de Management al Calitatii;
- dep. - departament.

5. PROPRIETAR DE PROCES
seful  Departamentului Resurse Umane este responsabil pentru:
- continutul prezentei proceduri documentate;
- a se asigura ca este atins permanent indicatorul de performanta al procesului.

6. DESCRIERE

6.0. Consideratii generale
Proces din amonte / Furnizor: Planificarea Sistemului de Management al Calitatii/ Managementul firmei.

Date de intrare: sunt determinate de prevederile documentelor de referinta ale prezentului document precum si de deciziile managementului firmei referitoare la strategia de personal a firmei.

Indicator de performanta: Numar crescator al personalului implicat in programe de instruire. Pondere crescatoare a notarilor de "Bine" si "Foarte bine" pentru cursurile si instruirile sustinute Frecventa: anual, in devans fata de analiza efectuata de management

Proces din aval / Client: Managementul proceselor / Reprezentantul Managementului

Date de iesire: presupun ansamblul inregistrarilor destinate a furniza dovezi referitoare programul de instruire al personalului firmei precum si la evaluarea competentelor in vederea constientizarii acestuia pentru atingerea obiectivelor calitatii.
Deoarece dezvoltarea resurselor umane implica si asigurarea competentei personalului care efectueaza activitati influentând calitatea produsului, prezentul document defineste urmatoarele subprocese:
1. analiza necesitatilor de imbunatatire din firma, este realizata in momentul adoptarii unor decizii referitoare la implementarea unor actiuni de imbunatatire continua ca urmare a analizelor efectuate de management, programate sau convocate la cererea managementului firmei.
2. stabilirea necesarului de competenta – este realizata de catre managementul firmei, in cazul functiilor care implica autoritate si responsabilitate necesara desfasurarii activitatilor sau de catre managementul operational pentru posturile de executie. Este activitatea de definire, analiza si evaluare a posturilor având drept rezultat final fisa postului aferenta fiecarei entitati organizatorice la nivelul organigramei si a personalului operator;
3. analiza necesitatilor de competenta - acest lucru se face prin compararea competentei demonstrate cu competenta necesara, la fiecare subiect in parte si se realizeaza in faza de 
angajare a personalului si pe parcursul derularii activitatii, in functie de necesitatile de dezvoltare ale organizatiei, cu aprobarea managementului firmei.
4. stabilirea necesarului de instruire – este o activitate desfasurata de managementul operational al firmei in luna ianuarie a fiecarui an, prin transmiterea catre DRU a propunerilor;
5. planificarea si proiectarea instruirii – implica pe lânga sistematizarea informatiilor receptionate de catre DRU a programului de instruire si luarea  in considerare a instruirii subcontractate, când este cazul, in functie de intentiile strategice de dezvoltare a firmei .
6. furnizarea instruirii inclusiv constientizarea personalului privind relevanta si importanta activitatilor sale si modul in care contribuie la realizarea obiectivelor calitatii are in vedere utilizarea resurselor proprii sau a instruirii subcontractate (când este cazul) si presupune aspecte legate pe instruirea cu tematica definita de documentele SMC, protectia muncii, securitate si sanatate in munca, PSI, etc. – conform cerintelor de reglementare legale in vigoare si instruire tehnologica a personalului operator (la angajare, la receptia unei sarcini noi de executie sau trimestrial, in cazul reinstruirii periodice);
7. evaluarea rezultatelor instruirii pleaca de la calificativele acordate si reprezinta o data de intrare a analizei efectuate de managementul firmei, la cerere;
8. mentinerea inregistrarilor adecvate referitoare la studii, instruire, abilitati si experienta pentru intreg personalul care efectueaza activitati influentând calitatea produsului este responsabilitatea Serviciului Resurse Umane.



6.1. Planificarea procesului
Planificarea procesului consta din stabilirea obiectivelor si determinarea indicatorului de performanta al procesului si a metodelor pentru a asigura atingerea acestuia. Atingerea continua a indicatorului de performanta este asigurata prin implementarea (sub) proceselor si activitatilor documentate in continuare.


6.2. Efectuarea procesului
Personalul din SC. ACCORDING GROUP SRL care desfasoara orice activitati care influenteaza calitatea produselor este calificat pe specificul activitatii pe care o desfasoara. Incadrarea cu personal se face respectând cerintele specifice posturilor descrise in fisele de post, ce contin minim urmatoarele elemente:
- conditii de ocupare a postului: studii, calificarea, aptitudinile necesare;
- atributiile de serviciu;
- limitele de competenta;
- relatii de colaborare si subordonare.

Sarcinile privind dezvoltarea personalului revine fiecarui sef de compartiment functional al firmei si SRU.

6.2.1 Competenta personalului
Periodic, managementul firmei dispune evaluarea competentei angajatilor, distinct pentru persoanele cu studii medii – efectuate de comisii desemnate de DRU si care presupun probe teoretice si practice, respectiv pentru persoanele cu studii superioare – de catre sefii directi. In ambele cazuri sunt utilizate formulare netipizate concepute de catre DRU in colaborare cu experti din comp. fuctionale ale firmei.
a) evaluarea personalului cu studii medii se face prin testare pe baza unor baremuri de cunostinte teoretice (inclusiv din documentele SMC prin colaborarea dep. Calitate) pe meserii si categorii profesionale astfel:
- sefii de compartiment dispun afisarea baremurilor de cunostinte teoretice la punctele de documentare din fiecare sector de activitate pentru a fi aduse la cunostinta angajatilor, conf. PP-- Directorul Tehnic si/sau Directorul Logistic impreuna cu Seful DRU stabilesc alcatuirea nominala a comisiei de evaluare a cunostintelor care contine membrii ai dep. Calitatii si este aprobata de managementul firmei;
- sefii de departament stabilesc pe baza baremurilor de cunostinte teoretice si practice, precum si a procedurilor si/sau instructiunilor de lucru specifice fiecarui sector de activitate, teste grila cu 5 – 10 intrebari cu 2-5 variante de raspuns, pe fiecare categorie si meserie in parte;
Dupa aprobarea rezultatelor finale de catre managementul firmei rezultatele sunt listate si aduse la cunostinta sefilor de departament care pot propune promovarea, mentinerea sau retrogadarea in categorie a persoanei/persoanelor in cauza, in functie de rezultatul final.
b) evaluarea personalului cu studii superioare din departamentele functionale se face de catre sefii ierarhici, avându-se in vedere:
- caracteristicile individuale ale persoanei: loialitate fata de firma, abilitatea de a lua decizii si reactiile in situatii de criza, abilitati de comunicare, spirit de cooperare;
- rezultatele profesionale individuale, in functie de specificul fiecarui post si de respectarea prevederilor documentelor SMC aplicabile in sectorul in care isi desfasoara activitatea;
- comportamentul angajatului, gradul de integrare in specificul postului si modul determinant al relatiilor si reactiilor interpersonale in raport cu sefii ierarhici, colectivul de munca si persoanele aflate in subordine.

6.2.2 Constientizarea personalului
O directie principala a dezvoltarii personalului firmei este sublinierea importantei intelegerii necesitatilor clientilor (interni si respectiv externi) si a celorlalte parti interesate, a satisfacerii cerintelor si a depasirii asteptarilor acestora.
Un element al politicii referitoare la calitate a firmei este implicarea salariatilor. Managementul firmei a abordat drept una dintre cele mai importante cai de imbunatatire a eficacitatii si eficientei firmei, inclusiv a SMC, ca fiind implicarea si sprijinul salariatilor. Pentru atingerea obiectivelor de imbunatatire continua a performantelor, firma incurajeaza implicarea si perfectionarea salariatilor sai prin:
-  furnizarea unei instruiri continue, inclusiv cu referire la politicile si obiectivele firmei, si a unei planificari a carierei;
- definirea clara a autoritatilor si responsabilitatilor a fiecarui angajat in realizarea conformitatii cu politica de calitate si documentele SMQ;
- stabilirea obiectivelor individuale si de echipa (prin sarcini de serviciu), managementul proceselor si evaluarea rezultatelor,
- recunoasterea si recompensarea realizarilor;
- facilitarea unei comunicari deschise in ambele sensuri,
- analiza continua a necesitatilor salariatilor prin initierea de programe speciale de instruire pentru noii angajati si reimprospatarea conostintelor pentru angajatii vechi (reinstruire);
- crearea conditiilor pentru incurajarea inovatiilor si innoirilor.

6.2.3 Instruirea personalului
Incadrarea personalului se face conform cerintelor legale din domeniu in vigoare, in conditiile respectarii Contractului Colectiv de Munca si a Regulamentului Intern al SC. ACCORDING GROUP SRL.
Incadrarea personalului cu studii medii si al muncitorilor calificati se face dupa cum urmeaza:
Parcurgerea unei perioade de proba profesionala de 30 zile, in care candidatul  va fi supus la teste privind cunostintele teoretice si practice necesare ocuparii postului. In urma acestei perioade de proba, seful de comp. care coordoneaza postul recomanda incadrarea sau neincadrarea candidatului.
In aceasta perioada, candidatul este tinut sub observatie de seful direct. Acum candidatul are obligatia de a-si insusi cunostintele necesare desfasurarii activitatii specifice postului ocupat. Aceste cunostinte constau in:
• cunoasterea politicii referitoare la calitate a managementului firmei;
• cunoasterea procedurilor de lucru specifice activitatii la locul de munca;
• cunoasterea prevederilor Regulamentului Intern al SC. ACCORDING GROUP SRL;
• cunoasterea circulatiei si a modului de utilizare ale documentelor folosite la locul de munca: desene, planuri de operatii sau orice alt tip de documente utilizate la locul de munca respectiv;
• cunoasterea modului de utilizare si intretinere a echipamentelor din dotare, inclusiv a dispozitivelor de monitorizare si masurare utilizate la locul de munca;
• cunoasterea responsabilitatilor si obligatiilor proprii privind calitatea.
Incadrarea personalului cu studii superioare se face in urma sustinerii unui concurs sau a unui interviu in 3 (trei) etape primul interviu cu seful departamentului resurse umane, care pe baza formularului de nevoi de resurse umane semnat de seful de departament si aprobat de directorul executiv, in care sunt prezentate succint si atributiile – responsabilitatile postului face o evaluare a candidatului, apoi a doua etapa un interviu si /sau concurs cu seful de departament si cu reprezentantul resurselor umane si a treia etapa cu top managementul firmei. Forma de examinare este hotarâta de Directorul General functie de specificul functiei pe care urmeaza sa activeze angajatul si aplicata de SRU. Tematica de concurs, bibliografia si testele vor fi stabilite de o comisie numita si condusa de Directorul Executiv. Concluziile la evaluarea concursului si /sau interviului impreuna cu CV-ul sunt arhivate in departamentul resurse umane, conform PP. Dupa concurs sau interviu, daca candidatul este admis, urmeaza o perioada de proba. In perioada de proba candidatul are obligatia de a-si insusi cerintele specifice postului si de managementul calitatii. Se are in vedere cunoasterea:
• politicii referitoare la  calitate a managementului firmei;
• documentelor SMC care reglementeaza activitatea proprie;
• cunoasterea prevederilor Regulamentului Intern al SC. ACCORDING GROUP SRL;
• obligatiilor si raspunderilor proprii privind calitatea.
In cazul in care, in perioada de proba, candidatul (incluzându-se aici ambele cazurile prezentate anterior) dovedeste ca nu se poate incadra in cerintele postului sau disciplina muncii, seful de departament  intocmeste un referat prin care se recomanda incetarea raportului de munca, referat care dupa ce este aprobat de conducerea societatii, este transmis la DRU.

Formele de instruire a personalului in SC. ACCORDING GROUP SRL
a) Personalul cu studii medii
- instruire la locul de munca - executata de conducatorul locului de munca, de responsabilul MQ si de seful de departament/sector;
- cursuri organizate in cadrul SC. ACCORDING GROUP SRL sustinute de membrii ai Serviciului Tehnic si Logistic  si din dep. Calitate sau cu lectori din institutii externe specializate;
- cursuri sau stagii de pregatire in alte institutii specializate.

b) Personalul cu studii superioare
- cursuri organizate in cadrul SC. ACCORDING GROUP SRL de sefii de departamente, dep. Calitate sau din institutii externe specializate;
- cursuri si stagii de pregatire in institutii specializate;
- programe personale de instruire cu verificarea periodica a cunostintelor acumulate.
Tematica de pregatire este elaborata si propusa de compartimentele implicate in instruire in colaborare cu dep. Calitate si coordonata de DRU.
Inregistrarile referitoare la instruirea  pe baza documentelor SMC, se realizeaza prin completarea procesului-verbal de instruire, cod FMC 001, care sunt pastrate la compartimentul beneficiar si contin urmatoarele date: data si locul unde se face instruirea, tematica abordata in cadrul instruirii, participantii la instruire, cine asigura instruirea: in cazul instruirii interne: dep. Calitate in cazul coordonatorilor dep. functionale si resp. MC din sector, respectiv coordonatorii comp. functionale si/sau resp. MC pentru coordonatorii punctelor de lucru in cazul personalului angajat al comp. respectiv,  rezultatele obtinute la teste (examene) sau calificativul acordat de persoana care efectueaza instruirea.
 
La cererea scrisa a DRU, sefii sectoarelor / dep. au obligatia de a prezenta situatia efectuarii, la un moment precizat, a instruirii personalului propriu care poate cuprinde, dupa caz: situatia abaterilor de la programul general, tematici suplimentare abordate ca urmare a modificarilor aparute in componenta sarcinilor de serviciu, etc.
Instruirea subcontractata poate avea loc la sediul firmei sau in spatiile asigurate de catre furnizor. Aceasta presupune desfasurarea unor subprocese: aprobarea de catre managementul firmei a furnizorilor de instruire, contractarea activitatii de instruire, organizarea activitatii si evaluarea acesteia de catre furnizor (pe formulare proprii) si de catre participanti (la solicitarea DRU).

6.3. Verificarea procesului
Se realizeaza de catre proprietarul de proces prin compararea rezultatelor procesului cu obiectivele stabilite pentru acesta si urmarirea evolutiei procesului prin determinarea indicatorului de performanta  si completarea Raportului de autoevaluare, FMC 017.

6.4 Actiuni pentru imbunatatirea continua a performantei procesului
Se elaboreaza si implementeaza de catre proprietarii de procese pe baza rapoartelor initiate ca urmare a desfasurarii auditurilor interne, conform PS-8.2.2-03 sau a planurilor de actiune corectiva si preventiva, cod FMC 013 initiate ca urmare a sedintelor coordonate de managementul firmei.

6.5. Resurse
Resursele asociate acestui proces se refera la:
- timp de lucru afectat de catre personalul implicat in desfasurarea activitatilor prezentate in prezentul document;
- costul cu instruirea si consultanta subcontractata;
- costul pentru asigurarea mediilor suport necesare comunicarii informatiilor.

Functie   Activitate	Management	Proprietar proces	Proprietari de procese SMC	Sefi departamente	Sef dep. Calitate
Elaborare procedura		E	C	C	C
Aprobare procedura	E	C	I	I	I
Asigurare resurse	C	E	I	I	C
Implementare procedura	I	E	E	E	E
Aplicare (validare)	I	E	E	E	M, E

  Documente asociate:
-
7. RESPONSABILITATI
Legenda matrice:
E  –  executie = responsabilitate directa
M – monitorizare, verificare
C – colaborare, coordonare
I - informare

8. INREGISTRARI
Inregistrarile aferente desfasurarii procesului documentat In prezenta procedura se regasesc la Serviciul Resurse Umane, cu exceptia proceselor verbale de instruire, cod FMC 001 disponibile  la nivelul dep. functionale.

9. ANEXE
- Proces verbal de instruire, FMC 001.

Financial Crisis RoWiki